La dématérialisation des fiches de paies, permet aux salariés d’y accéder plus facilement, plus précisément via un partage en ligne. La fiche de paie en ligne, facilite un bon nombre de démarches. À compter de la date de remise du bulletin de paie, le salarié à 3 ans pour contester l’exactitude.
Fiche de paie définition
Après le contrat de travail, la fiche de paie est l’un des documents les plus importants pour le salarié. C’est un justificatif de paiement que doit fournit obligatoirement l’employeur à son salarié. Généralement, il est remis mensuellement, ce justificatif est obligatoire et doit être conservé par les salariés de manière illimitée, c’est pour cette raison qu’il est plus simple d’avoir sa fiche de paie en ligne.
La fiche de paie en ligne répond aux mêmes fonctionnalités et critères que la fiche de paie papier. C’est donc juste le bulletin traditionnel sous forme numérique. Depuis 2017, l’employeur n’est plus obligé d’obtenir l’accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie en ligne.
Si le salarié s’y oppose, l’employeur devra tout de même lui remettre une version papier de sa fiche de paie. Il est important de notifier que depuis 2018, les fiches de paie ont reçu certains changements, le nombre de lignes a été divisé par 2 et les libellés sont notamment plus clairs.
Que contient -elle
De nombreuses informations obligatoires sont présentent sur la fiche de paie, afin qu’elle ait une valeur légale. Ces indications sont séparées en différentes parties qui sont :
- L’identification de l’employeur et du salarié
Pour l’employeur : prénoms, noms, son adresse et dénomination de l’entreprise ; numéro de SIRET, code APE ou NAF et la convention collective applicable.
Pour le salarié : noms, prénoms du salarié ; adresse postale ; numéro de Sécurité sociale ; début de son contrat de travail, sa date d’ancienneté ; l’emploi du salarié, sa classification, mais également sa catégorie ; le niveau hiérarchique dont il dépend ou bien son coefficient ; enfin la convention collective dont dépend le salarié.
- Le salaire brut
Voici quelques informations concernant le salaire : la base de calcul du salaire de l’employé ; la période de la fiche de paie ; nombre d’heures de travail effectué pour l’entreprise, en particulier le nombre d’heures supplémentaires réalisées ; les dates de congés ainsi que la valeur de l’indemnité de congés payés, etc.
- Les contributions et cotisations sociales
Les différentes cotisations sociales correspondant à la santé, aux accidents du travail, à la retraite, ; le taux des exonérations de cotisations et de contributions fiscales, etc.
- Le net à payer et celui imposable
On a donc le montant net à régler avant l’impôt sur le revenu (IR) prélevé à la source ; le prélèvement à la source de l’IR, la date du paiement et méthode de versement du salaire, etc.
- Les mentions obligatoires finales
Il est important d’indiquer : la mention qui incite l’employé à conserver la fiche de paie sans limitation de durée ; et dans le cas d’une activité partielle, le nombre d’heures indemnisées.
Choisir la fiche de paie en ligne pour vos salariés
De nos jours, la dématérialisation touche de nombreux processus dans l’entreprise. Avec la version dématérialisée, le salarié reçoit son bulletin de salaire sur son CPA (compte personnel d’activité) qui est mis à disposition de tous les salariés.
Néanmoins, en tant qu’employeur, si vous décidez de remettre à vos salariés une fiche de paie en ligne, il est important de garantir :
- L’accessibilité : le salarié doit pouvoir récupérer facilement son bulletin de paie.
- La disponibilité : le bulletin doit être tenu à la disposition du salarié pendant 50 ans et jusqu’aux 75 ans du salarié.
- L’intégrité : l’intégrité du bulletin doit être confirmée par signature électronique et celui-ci ne doit pas être modifiable.
- La confidentialité des données des salariés : un accès sécurisé et accessible par authentification doit être donné au salarié et la garanti d’aucune intrusion sur le système.
Les avantages de la dématérialisation de vos fiches de paie
La dématérialisation des bulletins de paie offre de nombreux avantages, en voici quelques-uns :
- Réduire les coûts
La réalisation de bulletin de paie papier nécessite : l’impression des bulletins, des photocopies pour conserver des doubles, l’achat de timbres et enveloppes enfin les transmettre par la poste. Tout cela à un coût important, en optant pour une fiche de paie en ligne vous réduisez vos coûts.
- Agir pour l’environnement
En limitant le recours au papier, vous réduisez votre empreinte écologique.
- Garantir la sécurité et confidentialité des données
Avoir une plateforme collaborative, unique et sécurisée vous permet de structurer et distribuer plus facilement tous les documents RH. Cela dans un environnement totalement sécurisé, car les documents sont stockés sur des coffres-forts numériques dont l’accès à un tiers non autorisé est interdit. La transmission du bulletin de salaire dématérialisé se fait donc en toute sécurité.
- S’assurer de la conformité réglementaire
Automatiser la génération des fiches de paie permet de réduire le nombre d’erreurs. En effet, les processus liés à la dématérialisation des bulletins de paie, garantissent l’application des différentes réglementations et législation du travail ainsi que leurs mises à jour automatique.
- Gagner en temps et productivité
Le choix des fiches de paie dématérialisées permet d’alléger la charge administrative chronophages de vos équipes RH. Afin que vos équipes RH puissent consacrer leur temps à des tâches plus stratégiques, pour la réalisation de vos fiches de paie en ligne. Vous pouvez choisir d’externaliser la paie de votre entreprise en la confiant à des experts tel que Opaylink, qui travaille avec Silae : le meilleur logiciel de paie sur le marché.
Vos fiches de paie en ligne avec Opaylink et Silae
En tant que dirigeant d’entreprise deux choix s’offre à vous : s’occuper de la gestion de votre paie en interner ou l’externalisation en déléguant à des professionnels cette tâche. Il est donc important de faire le point sur vos différents besoins, votre budget afin de comparer les solutions qui s’offrent à vous. Le recrutement de gestionnaires de paies est un investissement important pour votre entreprise.
L’externalisation de la paie peut être une solution importante pour vous, car vous la confiez à des professionnels dans le domaine tel que Opaylink.
La production de bulletin de paie est une partie très importante pour l’entreprise et le salarié, c’est pour cela que s’appuyer sur une société d’externalisation de paie, vous permettra de gagner en performance et optimiser votre gestion de paie.
Active depuis 2015, Opaylink est une société experte dans la gestion de paie ainsi que la gestion sociale. Les prestations que l’on propose s’adressent particulièrement aux TPE, PME, ETI et cabinets d’expertise comptable. Ces prestations se regroupent en trois offres qui sont : la gestion intégrale, partagée et autonome.
Autre fait majeur : 100% de vos paies sont produites en France.
Pour la réalisation de votre fiche de paie en ligne, nous avons fait le choix de travailler le logiciel Silae, qui est le meilleur logiciel sur le marché en France et présente de nombreux avantages.
Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez plus et contactez-nous 😊
Opaylink l’opérateur qui fait aimer la paie 😉