Prendre la décision de mieux s’équiper, c’est aussi participer au bon développement de votre entreprise. Cela est vrai lorsque vous achetez du nouveau matériel mais aussi quand vous investissez dans des outils numériques plus performants. C’est alors que le besoin de changer de logiciel de paie intervient. Pour vous aider à faire le meilleur choix, Opaylink vous éclaire sur les étapes à suivre !
Quand changer de logiciel de paie en ligne ?
Mettons fin dès maintenant au suspense insoutenable provoqué par cette question, d’accord ?! Contrairement à de nombreuses idées reçues, il est tout à fait possible de changer de logiciel de paie au cours de l’année. En d’autres termes, il n’est pas nécessaire d’attendre le 1er janvier pour faire confiance à un nouveau prestataire externe de paie.
En revanche, vous devez prendre en compte les délais de récupération de votre historique et les délais de mise en place de votre dossier. Plus votre gestion de paie est conséquente, plus les paramétrages seront longs à effectuer par vos nouveaux gestionnaires. Vous devez donc anticiper au maximum votre besoin pour ne pas vous retrouver en difficulté.
Rechercher un nouvel outil de paie en ligne
Pour vous aider dans votre changement de logiciel de paie, voici quelques conseils que nous vous suggérons de suivre :
- Déterminer vos besoins : vous devez définir concrètement ce que vous attendez de votre nouveau prestataire. Souhaitez-vous lui confier l’intégralité ou seulement une partie de votre GDP ? Avez-vous besoin de fonctionnalités particulières (gestion des congés payés et RTT par exemple) ?
- Interroger votre entourage : parmi vos clients, vos fournisseurs ou vos proches, nul doute que vous pouvez obtenir des avis sur les différentes solutions de paie sur le marché. Cela vous donne un premier aperçu et vous permet d’orienter vos recherches.
- Rechercher sur Google : en effectuant quelques requêtes sur le moteur de recherche, vous tomberez sur des résultats correspondant à vos besoins. N’hésitez pas à préciser votre besoin (exemple : “logiciel de paie pour TPE”).
- Contacter plusieurs prestataires pour comparer : une fois que vous avez identifié 2 ou 3 sociétés d’externalisation de la paie, contactez-les pour obtenir des informations précises sur les prestations proposées, le logiciel de paie utilisé et recevoir des devis gratuits pour comparer.
4 raisons de changer de logiciel de paie rapidement
- Votre prestataire effectue les paies en retard ;
- Vous recrutez en masse et votre prestataire actuel ne suit plus la cadence ;
- Le logiciel de paie actuel ne répond plus aux spécificités de votre entreprise ;
- L’outil utilisé pour votre gestion de paie vous coûte trop cher.
Choisir le bon logiciel de paie pour votre TPE ou PME
Plusieurs critères doivent être pris en compte lorsque vous souhaitez changer de logiciel de paie.
- Les fonctionnalités de base et optionnelles : vos besoins peuvent évoluer en fonction du développement de votre entreprise. Renseignez-vous sur les prestations supplémentaires qui peuvent vous être proposées pour ne pas avoir à changer d’outil à plusieurs reprises ;
- La fiabilité : plus un logiciel est reconnu et plébiscité par les TPE ou PME, plus vous mettez toutes les chances de votre côté pour être certain qu’il vous correspond, et qu’il est d’une parfaite fiabilité ;
- La sécurité et la confidentialité des données : assurez-vous que les éléments que vous communiquez à votre gestionnaire de paie sont stockées sur des serveurs sécurisés ;
- Le coût : pour savoir combien coûte un outil de gestion de paie, contactez directement les prestataires et comparer les solutions proposées. Prenez en compte tous les éléments pour être certain de faire le meilleur choix.
Renseignez-vous également sur le fonctionnement de votre prestataire et sur l’équipe en place. Vais-je avoir un interlocuteur dédié ou dois-je contacter une plateforme ? Puis-je solliciter quelqu’un à tout moment pour obtenir des réponses à mes questions ? Votre gestion de paie est un sujet sensible et sérieux qu’il est important de confier à un prestataire de qualité, assurant un service client optimal. Inutile de vous préciser que c’est le cas chez Opaylink évidemment ?
Logiciel de paie en ligne ou en mode Saas ?
Si vous optez pour un logiciel de paie en ligne, sachez que les mises à jour sont effectuées à tout moment, y compris en pleine journée. L’outil peut alors être hors d’usage pendant quelques minutes, voire plusieurs heures.
En optant pour un logiciel accessible en mode Saas comme Silae, les mises à jour sont faites chaque semaine et ne perturbent pas votre travail. Vous pouvez donc continuer à utiliser Silae sans problème, tout en bénéficiant des dernières actualités concernant votre CCN. Voilà pourquoi changer de logiciel de paie s’avère indispensable pour vous !
Coût d’un logiciel de paie : peut-on vraiment le connaître ?
Si vous investissez dans un logiciel pour votre entreprise, vous connaissez le prix de l’outil puisque vous disposez d’une facture. Son coût dépend des fonctionnalités que vous allez utiliser ; plus vous souscrivez des options, plus le montant de la facture est élevé.
Si vous optez plutôt pour l’externalisation de la paie, le coût du logiciel de paie est compris dans la facture totale de votre prestataire. Cela n’est pas un problème, bien au contraire ! Vous avez pleinement conscience des dépenses engendrées par votre gestion de paie.
Opaylink vous accompagne dans votre changement de logiciel de paie
La passation entre votre ancien gestionnaire de paie et votre nouveau prestataire doit se faire dans les meilleures conditions possibles pour assurer une parfaite continuité de service (d’où l’importance d’anticiper au maximum ?).
Pour vous simplifier les choses, nos gestionnaires de paie vous détaillent tous les documents que vous devez récupérer auprès de votre prestataire. Vous jouez le rôle primordial d’intermédiaire car nous n’entrons pas en contact directement avec lui afin d’éviter tout litige. Prêt pour changer de logiciel de paie alors ?!
L’étape indispensable de l’audit de paie
Une fois que nous avons tous les éléments en notre possession, nous profitons de la récupération de votre dossier pour effectuer un audit de paie complet. Cela permet de prendre connaissance de votre historique, de découvrir les spécificités de votre entreprise et de votre convention collective, et de relever d’éventuelles erreurs commises par votre ancien prestataire. Nous repartons ainsi sur des bases saines pour vos prochaines paies et cela est essentiel dans la création d’une relation de confiance entre vous et nous. Vous n’avez plus qu’à changer de logiciel de paie au bon moment !